Succession : quels sont les différents documents à fournir ?

Cette liste de document a pour mission de renseigner le notaire sur :

le défunt ;
ses biens et dettes éventuelles ;
l’(les) héritier(s).
l’existence de légataires éventuels.

Lassurance-obseques.fr vous propose une liste (non exhaustive) des documents à fournir lors de l’ouverture d’un dossier de succession.

Les documents de bases à fournir

Assurez-vous dans un premier temps de disposer de plusieurs originaux d’acte de décès. Bien souvent c’est l’original que l’on vous demandera ; n’hésitez donc pas à en demander plusieurs copies.

Important :

Ne pas oublier la facture des frais funéraires puisque celle-ci sera déductible. Aussi, apportez les éventuels frais de maladie (séjour à l’hôpital ou dans une clinique, ambulance, examens, médicaments…). Eux aussi seront déductibles.

La fiche d’état civil complet du défunt

Elle précisera sa nationalité, sa situation familiale (célibataire, veuf ou marié, divorcé ou pacsé), son adresse, sa profession, la date et le lieu de naissance, la date et le lieu de son (ses) mariage(s), la date et le lieu de son décès.

Vous procurer une photocopie recto-verso de sa carte d’identité ou de son passeport ainsi qu’une photocopie de sa carte d’identité sociale. Apportez son livret de famille (et le cas échéant, les livrets de famille des mariages précédents).

En cas de mariage, il faut fournir la copie d’un contrat de mariage éventuel avec le nom du notaire qui l’a établi (ou copie d’une convention de Pacs). En cas de séparation de corps ou de divorce, une copie du jugement sera nécessaire.

Pour le conjoint survivant

Il faudra fournir la date et lieu du mariage, une copie d’un contrat de mariage éventuel avec le nom d’une terre qui a établi (ou copie d’une convention de Pacs) et les éventuels documents mentionnant des modifications éventuelles à apportées au régime matrimonial.

Apportez aussi une photocopie du livret de famille, les éventuels actes de donations entre époux (ou donation du dernier vivant), la carte grise des véhicules inscrits à son nom, le nom et l’adresse de l’établissement bancaire pour le compte joint et l’éventuel compte individuel, les titres de propriété des biens lui appartenant personnellement. Une copie recto-verso de sa carte d’identité, de son passeport ou de sa carte de séjour est aussi nécessaire.

Un état civil complet des héritiers et des légataires

Sera précisé :

la nationalité ;
la situation familiale (célibataire, veuf ou divorcé) ;
l’adresse ;
la profession ;
la date et le lieu de naissance ;
la date et de lieu de leur éventuel mariage (joindre à une photocopie du contrat de mariage s’il y en a un) ;
une photocopie recto verso de leur carte d’identité, de leur passeport ou de leur carte de séjour ;
le livret de famille est aussi nécessaire.

Quand doit-on faire appel à un généalogiste ?

Le généalogiste successoral (à différencier du généalogiste familial qui, lui, a pour mission de rechercher vos ancêtres pour mieux connaître votre famille) est rarement nécessaire. Mais il est surtout utile pour aider le notaire à boucler un dossier de succession confus ou les héritiers sont difficiles à retrouver.

Le notaire fait alors généralement appelle un généalogiste successoral pour une recherche d’héritiers potentiels. Pour consulter des documents qui ne sont pas publics, le généalogiste successoral doit obtenir l’autorisation dérogatoire des autorités judiciaires compétentes.

Bon à savoir :

Il existe notamment le syndicat national des généalogistes, la chambre des généalogistes successoraux de France, la chambre des généalogistes professionnelle et la compagnie européenne des généalogistes successoraux.

Les donations consenties par le défunt

Il faut alors ici fournir les copies des actes pour les donations notariées et les photocopies des déclarations de dons manuels.

Pour chaque donation (contrat qui constate un don), il est important de donner au notaire plusieurs informations tels que :

la date et l’acte de donation ;
le nom et l’adresse du notaire ayant enregistré la donation ;
les références à l’enregistrement (date et numéro) ;
le montant de la donation.

Pour chaque don manuel (don d’un bien fait de la main à la main sans passer par un notaire), il est important au notaire plusieurs informations :

la date de dépôt ;
la déclaration du don ;
le montant du don.

Toute personne peut en effet distribuer et partager ses biens de son vivant entre ses « héritiers présomptifs ». Ces derniers sont ceux qui peuvent recueillir de la succession en vertu de la loi.

En fait, cela concerne les descendants (enfants et petits-enfants). En absence d’enfants, cela concerne entre autres les frère(s) et sœur(s).

Attention :

Pour être valide, la donation-partage doit être faite obligatoirement chez un notaire par acte notarié.
Si vous recherchez un acte notarié et que vous connaissez le nom du notaire qui l’a reçu ainsi que le département dans lequel il exerçait, adressez-vous à la Chambre des notaires du département concerné qui vous indiquera les coordonnées de l’office à contacter.

Vous pourrez trouver un annuaire des Chambres départementales des notaires en sélectionnant le département concerné sur le site internet des notaires de France : https://www.notaires.fr/fr

Le donateur n’est pas obligé de partager l’ensemble de ses biens, mais seulement une partie et il peut également (ce qui se fait dans la majorité des cas) conserver l’usufruit des biens donnés, notamment pour le conjoint quand l’un des deux décède.

À savoir :

Il existe des cas particuliers de donation-partage.

Cela peut être le cas d’entreprises individuelles qui peuvent faire l’objet d’une donation-partage au profit des enfants, de parents éloignés… Il faut savoir que si un enfant naît après le partage, la donation n’est pas annulée. Un équilibre se rétablira lors de la succession : l’enfant né après pourra notamment demander une réduction des parts des autres cohéritiers.

Les documents concernant les actifs mobiliers du défunt

Il s’agit de donner les coordonnées des établissements bancaires ou postaux où des comptes courants( joindre un relevé d’identité bancaire ou postal) sont ouverts au nom du défunt ou en compte joint, la liste des produits d’épargne rémunérés ( livret A, Livret épargne logement ou LEL, Plan épargne logement ou PEL, livret de développement durable ou ex-CODEVI, livre et de caisse d’épargne…), ses produits de placements (actions…). Il ne faut pas oublier de mentionner l’existence d’un coffre-fort (ou plusieurs) s’il en existe un.

Si le défunt percevait des droits d’auteur, il faut fournir la liste des ouvrages (disques ou films) susceptibles d’entrainer des droits d’auteurs futurs.

Il faut aussi donner la carte grise du (des) véhicule(s) inscrit(s) à son nom, l’éventuelle carte de pension du défunt avec les coordonnées de l’organisme de pension et le numéro du pensionnée, les coordonnées des organismes de retraite. Mais il faut également donner une estimation approximative (ou apporter les polices d’assurances) de la valeur du mobilier, des bijoux, des tableaux, des objets de collection et des objets et mobilier de valeur.

Si le défunt avait une SARL, un fonds de commerce ou toute autre société, vous devez fournir les coordonnées du comptable, les références de l’entreprise ou du fonds de commerce (avec l’état du matériel et des marchandises). Les statuts de la société et les extraits Kbis sont à donner au notaire si le défunt possédait des parts dans une société ou s’il était gérant.

Essayer aussi de retrouver les documents correspondant à une éventuelle créance à son profit.

Les documents concernant le passif successoral

Il faut donner au notaire de nombreux éléments :

les éventuelles factures (travaux etc…) et reconnaissances de dettes que le défunt n’aurait pas encore payées ;
l’avis d’imposition de l’année en cours ;
la taxe d’habitation ;
l’éventuelle taxe foncière ;
la CSG-CRDS de l’année en cours ;
l’éventuel ISF (Impôt sur la fortune) ;
les factures de consommation d’eau, d’électricité, de gaz, de téléphone, d’internet, d’abonnement éventuel…émises après le décès.

Pensez aussi à l’éventuel prêt en cours de remboursement (le défunt peut avoir contracté une assurance décès pour couvrir ce prêt) que cela soit pour un logement, une voiture ou un prêt à la consommation, etc.

Les documents concernant les actifs immobiliers appartenant au défunt

Pour chacun des biens immobiliers du défunt, il faut fournir :

le titre de propriété (acte de vente, donation, partage, coordonnées du notaire ayant reçu l’acte, etc.) ;
les charges de copropriétés et les éventuels travaux ;
les éventuels emprunts si le défunt est propriétaire et le montant de la caution versée en cas de location ;
Si le logement est loué, il faut fournir les coordonnées du locataire, le montant du loyer et des charges éventuellement, s’il y en a un, les coordonnées du gestionnaire ;

À savoir :

Enfin, en fonction du nombre des héritiers et de l’importance de la succession, le notaire pourra éventuellement vous demander d’autres documents à fournir pour mener à bien la succession.

Annuaire des notaires

Si vous recherchez les coordonnées d’un notaire en France (https://www.notaires.fr/fr) qui vous permettra de rechercher un notaire parmi les neuf mille notaires en exercice sur les départements de la métropole et d’outre-mer.

Remerciements : Le Guide des formalités après le un décès de Rachel Frély